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Atención al Usuario

De esta manera, encontrará las múltiples formas de participar y tener contacto con LA NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA)

Nuestros correos institucionales son:   notariaunicapatia@ucnc.com.co y unicapatiaelbordo@supernotariado.gov.co

 

 

Preguntas frecuentes

La NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA), presenta a continuaciòn ua referencia a una lista de preguntas y respuestas que surgen frecuentemente dentro del contexto de las Notarías, y especificamente para un tema en particular que podra consultar el ciudadano, de igual forma se establece el ingreso a traves de los link a la Registraduria Nacional del Estado Civil y a la Surintendencia de Notariado y registro para los fines similares.

 

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Qué establece la Ley de Timbres y Estampillas en relación a los impuestos que deben pagar documentos mercantiles tales como letras de cambio y pagarés?

Según lo establece la Ley de Timbres y Estampillas, las letras de cambio y pagarés están afectas al pago de un impuesto que corresponde a un porcentaje del monto de la operación, con topes máximos según una escala que establece la norma. 

En estos casos, el pago se puede hacer directamente en la Notaría, para luego ser enterados a la Tesorería General de la República bajo la responsabilidad del Notario, o por el propio interesado.
También están afectos al pago de impuesto, las transferencias de vehículos motorizados y los mutuos.

¿Dónde puedo consultar la Notaría o Registraduría de mi Registro Civil de Nacimiento?

El Registro Civil de nacimiento constituye la base para la identificación de la población colombiana. En el siguiente enlace usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970." Fuente Registraduría del Estado Civil.

Debe ingresar a este link para consultar la Notaría o Registraduría donde se encuentra registrado

http://www.registraduria.gov.co/Informacion/consultaregistro.htm

¿Qué son los derechos notariales?

Los Notarios perciben como retribución de su trabajo, los derechos que establece el Arancel que periódicamente dicta el Ministerio de Justicia, salvo aquellas actuaciones que puedan regularse convencionalmente.

¿Qué son la certificación y las diligencias personales?

Las personas pueden pre-constituir eventuales pruebas judiciales mediante la certificación de hechos y situaciones practicadas por los Notarios, que, como ya se ha dicho, son Ministros de Fe Pública.

Para tal efecto deben acordar los términos y convenir honorarios en forma previa y directamente con la Notaría.

¿Cómo tiene validez un documento emitido en el extranjero?

Para que un documento emitido en el extranjero tenga validez en nuestro país, es necesario que sea traducido y si procede, legalizado y protocolizado; según establecen los artículos 345, 347 del C. de P.C y 420 del C.O.T. 

La legalización es un trámite administrativo que se realiza en los Consulados y en las oficinas de legalización de los Ministerios de Justicia y Relaciones Exteriores. 

La protocolización consiste en agregar el documento al final del registro del Notario, dejando constancia de ello en el libro de repertorio el día en que se presenta el documento. 

Por su parte los extranjeros que comparecen en Chile, pueden acreditar su identidad con el pasaporte o documento de identificación que le permitió su ingreso al país, y en el caso de compraventas de bienes raíces deben obtener RUT ante el S.I.I

¿Cuántos tipos de escritura contempla la legislación Colombiana?

La legislación colombiana contempla varios tipos de sociedades, las cuales suelen dividirse en sociedades de capital y de personas. Dentro de estas últimas la más usada y conveniente desde un punto operativo y tributario es la Sociedad de responsabilidad limitada.

El contrato de constitución debe ser celebrado por escritura pública y un extracto de él se inscribe en el Registro de Comercio y se publica por una vez en el Diario Oficial de la República, dentro de 60 días contados desde la fecha de la escritura. 

Se requiere por tanto la comparecencia ante el Notario de los socios con sus documentos de identificación. 

Las menciones básicas de dicho contrato son: Nombre de la sociedad que puede consistir en los nombres o apellidos de los socios o una mención al giro de la sociedad, siempre seguidos de la palabra: Limitada.

Pueden además, usar un nombre de fantasía, aparecer el capital, forma y cuantía del aporte de cada socio, la forma de administración y uso de la razón social, objeto social, domicilio y duración El 11 de Febrero de 2003 entró en vigencia la Ley 19.857 que autoriza el establecimiento de Empresas Individuales de Responsabilidad. Limitada.

¿Cuándo se hace necesario redactar una minuta o borrador firmado por un abogado?

Es necesario que con ciertos documentos que deben ser otorgados por escritura pública se exija, en conformidad a la ley, la presentación de una minuta o borrador redactado por un abogado. Estos documentos pueden ser: partición de bienes, sociedades, escrituras constitutivas de personalidad jurídica, asociaciones de canalistas y cooperativas. Estas minutas pueden ser entregadas a la Notaría vía e-mail, fax, otros modos.

Los plazos de confección, son por lo general de 24 horas y la firma de los concurrentes no requiere ser simultánea. A tal efecto, estos deben concurrir a la Notaría en el horario de atención, donde serán atendidos por la jefa de Registro correspondiente.

¿Qué se requiere para realizar una declaración jurada?

Para efectuar una declaración jurada, carta poder o autorizaciones, se hace necesario que la persona que otorga el documento, concurra personalmente a la Notaría, con su cédula de identidad, a no ser que se trate de personas que hayan registrado sus firmas en conformidad a lo dispuesto en el Código Orgánico de Tribunales.

¿Qué se requiere para otorgar un poder general?

Para otorgar un Poder General es necesario que la persona tenga determinado a que persona desea dar un poder GENERAL para representarlo y que con la asesoría de un abogado confeccione un borrador con las facultades que quiere entregar al mandatario. Hecho el borrador se remite a la Notaría para que se confeccione la escritura pública correspondiente y el otorgante concurre a firmarla. 

La Notaría otorga copias de esa escritura, con las cuales el mandatario ( a quien se le otorga el poder ) puede realizar todas las gestiones que se le encomiendan en "representación del mandante ( el otorgante del poder).

Qué se necesita para transferir un bien raíz?

Para transferir un bien raíz se deben tener al menos los siguientes documentos:

1. Copia de la escritura mediante la cual se adquiría esa propiedad.

2.Certificado de Dominio Vigente otorgado por el Conservador de Bienes Raíces que corresponda.

3. Certificado de Hipotecas y Gravámenes de 30 años otorgado por el mismo Conservador de Bienes Raíces.

4. Certificado de Tesorería que acredite que la propiedad no tiene deudas de contribuciones.

5. Certificado de no expropiación otorgado por el Serviú y otro por la Municipalidad que corresponda al domicilio de la propiedad que se vende. Con todos los antecedentes descritos anteriormente, se debe solicitar la asesoría de un abogado para que en base a dichos documentos estudie los títulos de la propiedad y confeccione un borrador de la escritura de compraventa. Con ese borrador la Notaría confecciona la escritura pública respectiva, de la cual, una vez firmada por las partes, se otorgan copias para inscribir en el Conservador de Bienes Raíces respecto a la transferencia.

¿Qué se requiere para formar una sociedad?

1. Para formar una Sociedad de cualquier tipo, se requiere de dos o más personas que están de acuerdo en constituirla.

2. Determinar, con la asesoría de un abogado y de acuerdo a la conveniencia de los eventuales socios, que tipo de sociedad es más conveniente.

3. Una vez determinado lo anterior, el abogado asesor debe redactar un borrador de la sociedad requerida y enviarlo a la Notaría, donde se confeccionará la escritura pública correspondiente.

4. Hecha la escritura en la Notaría, los socios la firman, el abogado confecciona un extracto de la escritura y el Notario autoriza la escritura y su extracto.

5.Terminado el trámite de la escritura, se inscriben dos copias del extracto de ella en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces que corresponda al domicilio social y otro extracto se publica en el Diario Oficial. Ambos trámites deben realizarse dentro de los 60 días desde que se firma la escritura en Notaría.

6. Realizada la inscripción y la publicación del extracto, con copia de ambos documentos y de la escritura de sociedad, se debe concurrir al Servicio de Impuestos Internos para solicitar la Iniciación de Actividades y el RUT de la Sociedad.

¿ Se necesita abogado para encargar un trámite a una Notaría?

1. Por regla general no se necesita. Conforme al inciso 1º del artículo 413 del Código Orgánico de Tribunales, sólo las escrituras de constitución, modificación, resciliación o liquidación de sociedades, de liquidación de sociedades conyugales, de asociaciones de canalistas, cooperativas, contratos de transacciones y contratos de emisión de bonos de sociedades anónimas, deben ser extendidas en los protocolos notariales sobre la base de minutas firmadas por algún abogado.

2. Todo lo que es escritura pública debe ser hecha por un abogado.

3. A pesar que la ley no es imperativa en relación a determinados contratos es altamente conveniente por ejemplo en los contratos de compra venta de bienes raíces, intervenga un abogado, tanto por los montos involucrados como porque siempre será aconsejable un estudio previo de los títulos de dominio.

¿Qué documentos son necesarios para vender un vehículo?

1. Si se trata de un automóvil particular, se necesita el padrón del vehículo, las células de identidad de vendedor y comprador y el certificado de anotaciones vigentes.

2. Si se trata de taxis, camionetas o camiones destinados al transporte de carga ajena, además de los documentos anteriores se requiere dar aviso de la venta al Servicio de Impuestos internos.

3. El "Certificado de Anotaciones" se obtiene en el Servicio de Registro Civil e Identificación. Mediante él el comprador puede saber si el vehículo está o no gravado con prenda o si existe algún impedimento legal para la venta como podría ser, por ejemplo una medida precautoria judicial o un embargo.

4. Al momento de suscribir el contrato de compra venta, las partes deberán acreditar el pago del impuesto municipal a la transferencia de vehículos motorizados, que actualmente asciende al 1,5% del precio estipulado o del valor de su tasación fiscal, según lo que sea más alto.

Ya negociado el apartamento, qué pasos se deben hacer para legalizar la posesión del bien

Comprador y vendedor deben dirigirse a una notaría y presentar los siguientes documentos para elaborar la nueva escritura:

  1.  Certificado de tradición actualizado no mayor a 30 días. (Si es vivienda usada). 
  2.  Fotocopia de las cédulas de ambas personas.
  3.  Promesa de compraventa autenticada con sus firmas.
  4.  Paz y salvo de valorización e impuesto predial actualizado de la vivienda.
  5.  La escritura vigente del inmueble objeto de la negociación.

¿Cómo puedo solicitar el certificado de tradición?

Usted debe solicitar el certificado de tradición con el número de matrícula inmobiliaria en caso de no tener este se puede consultar por la dirección del predio, la cédula del propietario o el nombre de este.

¿ Qué actos son objeto de registro?

Están sujetos a registro:

  1. Los actos que transfieren el dominio, tales como, compraventa, donación, fiducia mercantil, permuta, sucesión.
  2. Los gravámenes como la hipoteca.
  3. Las limitaciones del dominio tales como, usufructo, patrimonio de familia, afectación de vivienda familiar, servidumbre. 
  4. Medidas cautelares tales como, embargo, prohibición de enajenar, inscripción de la demanda, gravámenes de valorización. 
  5. Títulos de tenencia tales como, arrendamiento, comodato y anticresis. 
  6. Los títulos que conllevan falsa tradición como la compraventa de cosa ajena y la transferencia de derechos incompletos, como derechos sucesorales.

¿Cuál es la tarifa del impuesto de registro (beneficencia)?

Por regla general se paga el 1% del valor del documento para actos que por su naturaleza tienen cuantía.

¿Cuál es el término para registrar un documento?

El término para el registro depende de, si el documento es objeto de pago del impuesto de registro, así: 

Los Instrumentos otorgados dentro del país tienen dos meses para registrar en tiempo, contados a partir de la fecha de otorgamiento, vencidos los cuales se generaran intereses moratorios. 

Los Instrumentos otorgados en el exterior tienen tres meses para registrar en tiempo, contados a partir de la fecha de otorgamiento, vencidos los cuales se generaran intereses moratorios.

La constitución de hipotecas y patrimonios de familia tienen un término de 90 días hábiles contados desde la fecha de otorgamiento vencido los cuales es necesaria constituir nueva escritura pública.

Las medidas cautelares tales como embargo, demanda, gravámenes de valorización, y sus correspondientes cancelaciones y los demás actos que no pagan el impuesto de registro no tienen término.

¿ Cuál es el proceso de registro?

Efectuada la radicación del documento, este pasa a estudio por parte de los abogados calificadores de cada oficina, y si es procedente, se efectúa la inscripción de este sino es viable su inscripción, la oficina de registro lo devolverá al usuario motivando su decisión.

¿Se puede inscribir el nacimiento de una persona que ha fallecido?

Sí, se puede inscribir el nacimiento de una persona que ha fallecido, además de presentar los documentos para acreditar el nacimiento (arts. 49 y 50 Decreto-ley 1260 de 1970), es aconsejable solicitarle a los interesados que aporten copia del registro civil de defunción de la persona que va a ser objeto de inscripción, con el fi n de realizar la anotación pertinente en la casilla de notas acerca del motivo por el cual no se toman las impresiones dactilares del inscrito, anotación que debe ser fi rmada por el funcionario competente.

¿Quiénes pueden solicitar la inscripción en el Registro Civil de Nacimiento de una persona?

Están en el deber: El padre; la madre; los demás ascendientes (Abuelos, bisabuelos, tatarabuelos); los parientes mayores más próximos; el director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido el nacimiento; la persona que haya recogido al recién nacido abandonado; el director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito; el propio interesado mayor de dieciocho años.

¿Cómo se realiza la inscripción en el Registro Civil de Nacimiento si el documento antecedente es la partida de bautismo en la cual están los datos de los padres, quienes viven en unión libre?

Si se presenta el padre, y firma la casilla del reconocimiento de hijo extramatrimonial o el registro civil como denunciante o testigo, se deben diligenciar las casillas correspondientes a los datos del padre y asignar como apellidos del inscrito el primero del padre seguido del primero de la madre.

Si no se presenta el padre y se presentan los documentos pertinentes que demuestren el reconocimiento (Escritura Pública o acta de manifestación de reconocimiento ante Juez o Defensor de Familia o Comisario de Familia o Inspector de Policía o Testamento o Sentencia Judicial que declare la paternidad) se coloca la información referente a este y se debe hacer alusión a este hecho en la casilla de notas.

Si no se presenta el padre o uno de los documentos determinados por la ley para el reconocimiento, no se pueden colocar los datos del padre en las casillas correspondientes y el inscrito quedará únicamente con los apellidos maternos. Si no es posible el reconocimiento paterno, es aconsejable anotar al final de la partida de bautismo el motivo por el cual no se colocó la información paterna, nota que debe ir firmada por el denunciante y por el funcionario competente.

¿Se puede registrar el nacimiento de una persona antes de que nazca?

No se puede registrar, ya que únicamente se puede inscribir el nacimiento de persona que nazca viva y hubiere sido separada completamente de la madre.

¿Cuáles eventos se deben inscribir en el registro civil de nacimiento?

Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional. Los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijas de padre y madre colombianos.

Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personas hijas de padre o madre colombianos de nacimiento o por adopción, o de extranjeros residentes en el país, caso en que lo solicite un interesado.

Los reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonios, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte y, en general, todos los hechos y actos relacionados con el estado civil y la capacidad de las personas. (Nota. La habilitación de edad desapareció cuando la Ley 27 de 1977, estableció la mayoría de edad a los 18 años).

¿Cuando la vivienda es sujeta de una hipoteca, Qué derechos deben pagarse?

Se deben pagar todos los derechos notariales, de escrituración y de boleta fiscal en los porcentajes anteriormente citados sobre el valor de la hipoteca.

¿Qué documentos son necesarios para vender un vehículo?

1. Si se trata de un automóvil particular, se necesita el padrón del vehículo, las células de identidad de vendedor y comprador y el certificado de anotaciones vigentes.

2. Si se trata de taxis, camionetas o camiones destinados al transporte de carga ajena, además de los documentos anteriores se requiere dar aviso de la venta al Sevicio de Impuestos internos.

3. El "Certificado de Anotaciones" se obtiene en el Sevicio de Registro Civil e Identificación. Mediante él el comprador puede saber si el vehículo está o no gravado con prenda o si existe algún impedimento legal para la venta como podría ser, por ejemplo una medida precautoria judicial o un embargo.

4. Al momento de suscribir el contrato de compra venta, las partes deberán acreditar el pago del impuesto municipal a la transferencia de vehículos motorizados, que actualmente asciende al 1,5% del precio estipulado o del valor de su tasación fiscal, según lo que sea más alto.

¿Cómo registrar un documento?

Usted debe:

-Ubicar su Círculo Registral.

-Efectuar el pago del impuesto de registro.

-Efectuar el pago de los derechos registrales y surtir la radicación del documento en la oficina correspondiente.

-Reclamar el documento en la oficina de registro en la cual se efectuó la radicación.

¿Qué es el estado civil de las personas?

El estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible, y su asignación corresponde a la ley. El estado civil de las personas deriva de los hechos, actos y providencias que lo determinan y de la calificación legal de ellos.

¿Cuándo soy propietario?

Una vez adelantada la diligencia de inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de su municipio, queda finiquitado todo el proceso legal o de posesión y propiedad sobre una casa, lote, bodega, apartamento o finca.

Cuando se expide el certificado de tradición actualizado, la persona o personas allí inscritas serán las nuevas dueñas del inmueble con sus respectivas aclaraciones, como por ejemplo si la casa fue vendida con hipoteca, bajo un patrimonio de familia o se produjo el levantamiento de una hipoteca, etc.

¿Si la escritura sale con errores qué sucede?

Se aconseja leer bien la escritura antes de firmar. Cualquier error, ya sea en la identidad, apellidos, nombres y otros datos claves, dará lugar a otra escritura para corregirlos.

En total la notaría expide cuatro copias. Por consiguiente, deberán pagarse nuevamente las copias simples y auténticas del documento si los datos que se suministraron son errados.

Recuerde que una vez expedida la escritura pública con sus copias usted tiene un plazo de dos meses para gestionar su validez jurídica ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

¿Cómo puedo otorgar un testamento?

1. " El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone de todo o parte de sus bienes para que tenga efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva", según es descrito en el Código Orgánico de Tribunales.

2. El testamento solemne abierto -que es el que más se utiliza- debe constar por escrito y otorgarse ante competente escribano y tres o 5 testigos.

3. El testamento solemne cerrado se otorga también ante Notario y tres testigos, para lo cual el testador debe concurrir al acto con su testamento previamente hecho, el que se guarda en un sobre lacrado y sellado que firman el testador, los testigos y el Notario. Este es un documento del cual tiene conocimiento solamente el testador.

¿En dónde se debe registrar un documento?

Las Oficinas de Registro están divididas por círculos regístrales. Cada círculo maneja, de acuerdo a la ubicación geográfica, un determinado número de municipios. Para efectos de conocer en donde debe registrar su documento debe remitirse al link información general y consultar CIRCULOS REGISTRALES.

¿A quién se puede inscribir en el registro civil de nacimiento?

(Art. 48 Decreto-ley 1260 de 1970, Art. 90 C.C.).

Se inscribe sólo a quien nazca vivo, entendiéndose que para poder registrar a una persona, esta debe encontrarse separada completamente de su madre, por cuanto si no ha sobrevivido un momento siquiera a la separación materna, se reputa no haber existido jamás y en este caso no se puede registrar.

¿Qué costo tiene el registro civil?

Los usuarios del registro civil podrán solicitar y obtener sólo una copia del registro civil por diligencia y máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del usuario, sin costo alguno. (Circular 055 y 057 de 2.005 de la Registraduría del Estado Civil e instrucción administrativa N° 23 del 13 de dic de 2.005 de Superintendencia de Notariado y Registro)

¿Cuántos tipos de registro civil existen?

En la actualidad existen tres tipos de registro civil. El primero de ellos y con el que se nace a la vida jurídica es el registro civil de nacimiento; en segundo lugar está el registro civil de matrimonio, con el que se legaliza esta unión frente al Estado, y por último el registro civil de defunción con el que se acredita el fallecimiento de una persona.

¿Dónde se encuentra información de Registro Civil de Nacimiento o de Matrimonio?

El Registro Civil de nacimiento constituye la base para la identificación de la población colombiana. En el siguiente enlace usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970.

 

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

https://www.registraduria.gov.co/-Preguntas-Frecuentes-219-

 

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

https://www.supernotariado.gov.co/portal/66.Ley%20de%20Trasparencia-66.2...

 

 

Glosario de términos

Esta es una referencia donde se incluyen todos aquellos términos poco conocidos y de difícil interpretación, o que no sean comúnmente utilizados en el contexto en que aparecen. Cada uno de estos términos viene acompañado de su respectiva definición o explicación.

De igual forma se tiene que a  traves del siguiente link https://www.ucnc.com.co/sitio/wp-content/uploads/2020/06/diligencias.pdf    se remite a la Pagina 46 del del documento "Cartilla de Diligencias Notariales" que contiene tambien  glosario de los términos más usados en derecho notarial.

Contáctenos

En este link encontrara un formulario, con el propósito de que el usuario introduzca datos (nombre, apellidos, dirección, etc.) con una consulta específica. 

TRANSPARENCIA

Señor usuario, usted tendrá acceso en este link  “Transparencia y acceso a información pública”, a la información de interés público, relevante y pertinente de la Notaría, de manera oportuna, completa, actualizada, de fácil acceso y compresible para todos. 
 
TRANSFERENCIA Y ACCESO A LA JUSTICIA
 

El conocimiento de la información pública facilita la participación ciudadana, la vigilancia de los recursos públicos, el ejercicio de otros derechos, el control social, y permite saber cómo acceder a bienes y servicios. También beneficia la democracia y la transparencia del Estado, que debe hacer públicas sus actuaciones.

¿Qué es el derecho de acceso a la información pública? Es el derecho fundamental de toda persona a conocer sobre la existencia de la información pública y acceder a ella, a solicitarla y a recibirla. En principio, la información pública es de libre acceso y solo admite algunas excepciones que deben estar expresamente definidas en la Constitución o en las leyes.

¿Qué normas consagran el derecho de acceso a la información pública? En la Constitución Política se consagra el derecho de acceso a la información pública, derivado de la relación entre: el art. 74, que establece el derecho a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley; el art. 23, que garantiza el derecho a presentar peticiones ante las autoridades y los particulares por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; y el art 20, sobre la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial. En desarrollo de estos artículos, la Ley 1712 de 2014 regula el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, los procedimientos y las excepciones; y el Decreto 103 de 2015 (recogido en el Decreto 1081 de 2015), lo relacionado con la gestión de la información pública, su publicación, divulgación, recepción y respuesta de solicitudes de acceso, clasificación y reserva.

¿Qué es información pública? Es toda información generada, obtenida, adquirida o controlada por las personas y entidades obligadas, por la Ley 1712 de 2014, a proporcionar y facilitar su acceso, en los términos más amplios posibles. 

LEY 1712 DE 2014

 

 

 

 

Niños(as), Adolescentes

DERECHOS DE LOS NIÑOS

El artículo 44 de la Constitución Política Colombia establece que son derechos fundamentales de los niños: la vida, la integridad física, la salud y la seguridad social, la alimentación equilibrada, su nombre y nacionalidad, tener una familia y no ser separados de ella, el cuidado y amor, la educación y la cultura, la recreación y la libre expresión de su opinión.

Asi mismo la  Convención sobre los Derechos del Niño reúne los derechos humanos de la infancia a través de principios rectores que conforman el concepto fundamental que tiene la infancia.

Los artículos de la Convención, además de establecer los principios básicos que sirven de base a la realización de todos los derechos, exigen la prestación de recursos, aptitudes y contribuciones específicas, necesarios para asegurar al máximo la supervivencia y el desarrollo de la infancia. Los artículos también exigen la creación de mecanismos para proteger a la infancia contra el abandono, la explotación y los malos tratos.      

Todos los niños y niñas tienen los mismos derechos. Todos los derechos están mutuamente relacionados y tienen la misma importancia.

 

Tratamiento de datos Personales

 Políticas de seguridad de la información, además de las condiciones de uso de la información referente a la protección de datos personales publicada en el sitio web, según lo establecido en la ley 1581 de 2012.

Datos abiertos

LA NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA)

Según las disposiciones establecidas por la Resolución 3564 de 2015 de MINTIC., se permite indicar que para el año 2019 y lo corrido del año 2020 se tramitaron:

  • 168 Escrituras públicas de  Venta Declaración Mejoras 
  • 14  Escrituras pùblicas de hipoteca
  • 13 Escrituras pùblicas de Cancelaciòn de Hipotecas
  • 14  Escrituras pùblicas de Sucesiones
  • 7 Escrituras pùblicas  exentas

EN EL SIGUIENTE ENLACE PODRA ACCEDER A LA RESOLUCIÒN 3564 DE 2015 https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-14476_documento.pdf

 

 

Procesos y procedimientos

PROCEDIMIENTO Y PROCESOS

  1. OBJETO 

Establecer el procedimiento general para los procesos que se establecen como servicios en la NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA).

  1. ALCANCE

Se inicia con el ingreso del usuario a la notaria para la tramite de servicios notariales

3. DEFINICIONES

3.1. Fé pública: Es aquella que da el Notario como testigo especial del Estado, en relación con los documentos que se le presentan para autenticar los hechos que ocurren en su presencia y las declaraciones que emiten los usuarios en las escritura pública.

3.2. Autenticar.  Es cuando el notario da testimonio escrito de que las firmas que aparecen en un documento privado fueron puestas en su presencia estableciendo la identidad de los firmantes.

Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo elaboró y lo firmó.

3.3. Escritura Pública. Es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas, es emitido ante notario para hacer in determinado contrato, como la compraventa, o acto jurídíco individual, como el testament de una persona.

3.4. Sucesión por causa de muerte. Es el trámite que se hace para repartir los bienes que dejo un difunto, restando de ellos las deudas que este tenia en vida.

3.5. Persona Jurídica.  Es una organización con derechos y obligaciones que existe como institución y que es creada por una o más personas.

3.6. Representante Legal. Es la persona designada por in grupo ,por una empresa o entidad a quien la ley le permite actuar en representación de una persona natural, una empresa o una institución.

  1. RESPONSABLES

4.1.  Responsable    por    el    mantenimiento    y    control    de    este procedimiento:

  • Notaria
  • Encargado del sistema de calidad.

4.2.  Responsable por la ejecución de este procedimiento:

Encargado del Sistema de Calidad

  1. DOCUENTOS RELACIONADOS

5.1.  Legislación vigente en materia notarial

5.2.  Ley 1712 de 2014

  1. DOCUENTOS RELACIONADOS

RESPONSABLE CADA ENCARGADO DE AREA

PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD COVID - 19

  1. Herramientas de trabajo y elementos de dotación desinfectados.
  2. Limpieza y desinfección en la Notaria (funcionarios, usuarios entre otros).
  3. Se solicita al usuario la limpieza del calzado, usar tapabocas, aplicación del gel o alcohol.
  4. Distanciamiento social (señalización).

PROCESO DE ELABORACIÓN DE UNA ESCRITURA PUBLICA

  1. Recepcionar Documentación del usuario.
  2. Revisar que todo esté en norma.
  3. Turnar e informar vía telefónica al usuario cuando la escritura este en borrador, para su lectura, revisión, visto bueno, pago de derechos notariales y posteriormente imprimirla.
  4. Una vez impresa se hace firmar por los que intervienen en ella, se sacan las fotocopias necesarias y se hace la liquidación de impuesto departamental de renta para entregar al usuario, se le informa donde realizar los respectivos pagos y se entrega la escritura pública, con sus respectivas fotocopias y se hace firmar el libro de entrega.
  5. Las escrituras se entregan de uno a tres días, dependiendo el tramite a realizar y cantidad de turnos pendientes. Hay escrituras publicas que se otorgan y se entregan el mismo día (correcciones de registros civiles y cambio de nombre).

PROCESO DE ELABORACIÓN DE DECLARACIONES EXTRA JUICIO

  1. Se indaga al usuario que es lo que viene a expresar, se identifica que clase de declaración es.
  2. Se reciben los documentos exigidos para este proceso.
  3. Debe estar presente el(la) (los) comparecientes y testigos.
  4. Se trascribe lo que vienen a declarar.
  5. De acuerdo a la declaración Extra juicio o entidad donde será presentada se realizará el sistema biométrico.
  6. Se les lee lo transcripto, para que afirmen lo dicho, se imprime, se hace firmar, por los comparecientes y la Notaria.
  7. La elaboración este proceso dura 10 a 15 minutos. (según el caso).

PROCESO DE AUTENTICACIÓN

  1. Se solicita al usuario el documento de identidad y documento a autenticar.
  2. Se verifica que el usuario que está presente es el mismo que aparece en el documento de identidad y es quien dice ser.
  3. Se lee el documento para identificar si es sistema biométrico o que sello debe ser.
  4. Se procede hacer la autenticación.
  5. La elaboración este proceso por persona dura 5 minutos.

 

  1. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de documento obsoleto.

 

 

 

Información adicional

En este espacio encontrara información útil para los usuarios, ciudadanos del país en aplicación del principio de máxima publicidad

FORMATO SALIDA DE MENORES DE EDAD DEL PAIS (MIGRACION COLOMBIA)

 

 

RESOLUCION No. 16860 DE 2019

Por el cual se establecen los turnos de los despachos notariales para la prestación del servicio público notarial en los centros penitenciarios y carcelarios del país.

 

 RESOLUCIÒN No. 00617 DE 2020

Por la cual se asignan los turnos de prestación del servicio público notarial los sábados, durante la vigencia de 2020  y enero de 2021

 

 

Políticas de seguridad del sitio web

La Notaria Unica del Circulo de Pati (Cauca) responsable de este sitio, cuya función principal de este Sitio Web consiste en proveer información y servicios así como la de divulgar y promover normas, políticas y directrices relacionadas con el Objeto y las Funciones de la Notaria.

 

Por medio del Sitio Web, La Notaria, entre otros, los temas y actividades que tienen que ver con su misión, su visión, objetivos y las funciones que le corresponden. Adicionalmente, por este medio la Notaria da a conocer información sobre Políticas, Trámites; Servicios; Normas; páginas recomendadas, y, en general, información relacionada con el Servicio Notarial. Adicionalmente, permite la opción de solicitar trámites en línea y ofrece herramientas de interacción para los usuarios del sitio.

 

POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

DIRECTORIO DE INFORMACIÓN DE SERVIDORES DE LA NOTARIA

NOTARIA UNICA DEL CIRCUITO DE PATIA (CAUCA)
DIRECTORIO DE INFORMACION DE LOS SERVIDORES DE LA NOTARIA
   
NOMBRE Y APELLIDOS ESMERALDA HURTADO VASQUEZ
PAIS COLOMBIA
DEPARTAMENTO CAUCA
CIUDAD DE NACIMIENTO SANTANDER DE QUILICHAO
FORMACION ACADEMICA ABOGADO
  ESPECIALISTA EN DERECHO COMERCIAL
   
EXPERIENCIA LABORAL Y PROFESIONAL UNIVERSIDAD DEL VALLE
  DOCENTE
   
  NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE ALMAGUER (CAUCA
  NOTARIA   
   
  NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA)
  NOTARIA .
   
CARGO NOTARIA   
DEPENDENCIA NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA)
DIRECCION DE CORREO INSTITUCIONAL unicaelbordo@supernotariado.gov.co
TELEFONO 57-8-261841

 

DIRECTORIO DE AGREMIACIONES, ASOCIACIONES Y OTROS

En los siguientes links: podra encontrar las agremiaciones que tienen relaciòn con la actividad notarial

 

UNIÓN COLEGIADA DEL NOTARIADO COLOMBIANO “U.C.N.C.”

 

Carrera 9 # 97-20 Bogotá – Colombia

 

Horario de atención: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 6:00 p.m. 

 PBX: (57 1) 7464040

Línea gratuita: 01 8000 180 245

 

 

 

ENTES DE CONTROL

La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral.

 

De la vigilancia notarial DECRETO 1069 DE 2015

ARTÍCULO2.2.6.1.6.3.1.Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del Decreto-Ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.

El contro que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro es de naturaleza administrativa y disciplinaria.

 

DECRETO 960 DE 107O

DE LA VIGILANCIA NOTARIAL

decreto_0960_1970_pr004.html

 

Descripción: Ir al inicioLa vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio de Justicia, por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Descripción: Ir al inicio

ARTICULO 210. <VIGILANCIA OBJETO>. La vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los Notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.

Descripción: Ir al inicio

ARTICULO 211. <IRREGULARIDADES>. Quien quiera que tenga conocimiento de irregularidades en el servicio notarial, podrá formular la correspondiente queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro, quien la tramitará sin dilación.

Descripción: Ir al inicio

ARTICULO 212. <VIGILANCIA NOTARIAL>. La vigilancia notarial se ejercerá principalmente por medio de visitas generales y especiales:

Las generales se practicarán a cada Notaría por lo menos una vez al año, y tiene por finalidad establecer la asistencia de los Notarios al Despacho, la localización, presentación y estado de las oficinas y sus condiciones de comodidad para el público, la presentación personal del Notario y su atención a los usuarios del servicio, y comprobar el orden, actualidad, exactitud y presentación de los libros y archivos.

Las visitas especiales se practicarán cuando así lo disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio tenga noticia, o para verificar hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales.

De cada visita se levantará un acta en el respectivo libro con las conclusiones del caso, dejando constancia tanto de las irregularidades, deficiencias y cargos resultantes, como de los aspectos positivos que merezcan ser destacados, según el caso, firmada por quien la practicó y por el Notario visitado. Copia del acta se remitirá al Superintendente.

Descripción: Ir al inicio

ARTICULO 213. <SANCIONES>. Si en el acta aparecieren cargos, se correrá traslado de ellos al Notario afectado, para que dentro del término de ocho días presente sus descargos, y aporte las pruebas del caso, hasta dentro de los ocho días siguientes. Vencido dicho término, la Superintendencia diligenciará las pruebas en quince días, y dentro del mes siguiente dictará resolución, en la que relacionará los cargos que a su juicio no hayan sido desvirtuados, indicará las disposiciones que considere infringidas, expresando la razón de su quebranto, e impondrá la sanción disciplinaria correspondiente, o dará por concluido el trámite, según fuere el caso.

 

INFORMES A LA SUPERINTENDENCIA:

Informe Estadisdico Notarial

Reporte de Operacion Notarial

Reporte de Operaciones Intentandas y Operaciones Sospechosas

Reporte de Ausencia de Operaciones  sospechosas

Reporte de Transacciones en Efectivo

Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo

Reporte de Adjudicaciones en Remate

 

DIAN- Informacion Exogena

 

 

COSTOS DE REPRODUCCION

Los trámites notariales están sujetos a los costos previstos en las siguientes normas:

 

Resolución No. 1299 de 2020. Superintendencia de Notariado y Registro.

Resolución No. 1204 de 2020. Registraduría Nacional del Estado Civil.

Decreto 1000 de 2015 Ministerio de Justicia y del Derecho.

 

 

MECANISMOS PARA PRESENTAR PQR

APRECIADO USUARIO:

Para nosotros es muy importante contar con su opinión. En procura de mejorar nuestros servicios y trámites  hemos rediseñado nuestra página Web, a través de la cual usted podrá registrar sus solicitudes, quejas, reclamos y/o sugerencias sobre temas de nuestra competencia y de igual forma, consultar información relacionada con nuestra gestión institucional y del sector.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con el ingreso a la página web de la NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA) autorizo de manera voluntaria, expresa, previa, informada e inequívoca a la Notaria, sus proveedores de servicios o a quienes estos designen,para darle cualquier tratamiento a mis datos personales en virtud de la comunicación por este medio, con la finalidad de:

  • Garantizar la gestión y el correcto funcionamiento y almacenar la información temporalmente en sus servidores, acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, adoptar procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, adelantar las consultas e investigaciones propias o por terceros para efectos comerciales, tributarios, administrativos o judiciales, sin límite temporal, incluso a transmitirlos, transferirlos y/o a permitir el acceso a éstos a terceros dentro o fuera de Colombia.

 

Declaro y entiendo que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de mis datos personales, que conozco los derechos que me asisten como titular y la forma de ejercitarlos según la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes”.

Con el uso de los formularios de PETICIONES, QUEJAS, RESPUESTAS y SUGERENCIAS, se entenderá  AUTORIZADO el tratamiento de sus datos personales.

PROCEDIMIENTO

  1. En las instalaciones de la NOTARIA UNICA DEL CIRCULO DE PATIA (CAUCA) se encuentra el buzón de reclamos, sugerencias y felicitaciones de acuerdo con lo  establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro, ubicado en el área de atención a los usuarios.
  2. El formato puede solicitarlo a cualquier funcionario, tiene espacio para que los usuarios consignen sus peticiones, quejas, reclamos o sugerencias
  3. Contiene espacio para que los clientes externos Quejosos consignen sus datos personales como: nombres y apellidos completos, números de teléfono, correo electrónico, para así dar respuesta oportuna a los usuarios.
  4. Se realiza escrutinios cada mes y en caso de tratarse de solicitudes, se procura dar respuesta sin exceder los limites establecidos en la Ley

Existe otro medio de recepción y contestación de PQRS,  y es el SISG "Sistema Integrado de Servicios y Gestión de la SNR.​

Se evidencia que la carpeta de Buzón de Sugerencias que no se tiene ACTAS DE APERTURA, y por ende no existe ningún tipo de PQRS

  • No se ha trasladado ninguna PQRS a otra entidad
  • No se ha negado información a ninguna PQRS

Las respuestas a sus inquietudes o solicitudes, serán resueltas en el menor tiempo posible o sujetos a la Normatividad aplicable. 

 FORMULARIO DE PQRS

 OTRO CANAL PQRS

 

ACCESIBILIDAD POBLACION EN SITUACION DE DISCAPACIDAD

El Estado colombiano adquirió una licencia para facilitar el acceso a la información a las personas con dificultad visual que navegan en internet. Para ello, el Notario como particular que desempeña una función pública remite a la página web de “ConverTIC” para que el interesado descargue el software y siga el procedimiento allí previsto para su uso.

Art. 13. Accesibilidad en medios electrónicos para  la población en situación de discapacidad. Todos los medios de comunicación electrónica dispuestos para divulgar la información  deberán cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el MinTIC a través de los lineamientos que se determinen en la Estrategia de Gobierno en línea.

El Ministerio cuenta con el software CONVERTIC, el cual brindaeal lector de pantalla JAWS y el magnificador MAGIC con descarga y actualizaciones gratuitas a nivel nacional durante 4 años. Es importante establecer que este software es de uso exclusivo para Colombia. Magic Vision es un software que permite aumentar hasta 16 veces el tamaño de las letras y cambiar los contrastes de la pantalla, para las personas con baja visión. Descargue aquí CONVERTIC  
 
El software lector de pantalla Jaws transforma la información de los sistemas operativos y las aplicaciones en audio, permitiendo a las personas en condición de discapacidad visual utilizar los programas instalados.
 
Este software puede ser descargado a través del siguiente link: Ingrese a www.vivedigital.gov.co/convertic, haga clic en el enlace de descarga y diligencie el formulario de registro, aceptando los términos y condiciones. 

Fuente Con Ver Tic

Nota: Es importante señalar que, el Notario no asume ninguna responsabilidad sobre el uso de la licencia de software y para ello, el usuario deberá seguir lo establecido en la Ley 1680 de 2013 y la página web de ConverTIC https://www.convertic.gov.co/641/w3-channel.html.

 

 

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